Política de Tratamiento de Datos
El ICFE, en aras de cumplir con los aspectos sobre protección de Datos Personales, dispuestos en la Ley 1581 de 2012, establece la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales, indicando instrumentos y controles para tratar de manera adecuada la información de sus usuarios, la cual es recopilada en el cumplimiento de su función misional.
Se establecen aquí términos y condiciones bajo los cuales el ICFE preserva la información personal de sus usuarios, los cuales se constituyen como Titulares del Dato, y ofrece mecanismos para las reclamaciones que pudieran surgir del uso de cualquier registro de datos personales obtenidos en forma presencial o virtual para el proceso de arriendo de unidades de vivienda a Oficiales y Suboficiales del Ejército Nacional de Colombia, incluyendo datos personales relacionados con sus respectivas familias.
En la actualidad, el ICFE se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, por condiciones de la operación y del servicio.
De otra parte, el ICFE designado entre sus funcionarios un responsable del tratamiento de los datos personales, quien ejerce o delega la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos adecuados a la ley, para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Para el ICFE sus usuarios, funcionarios, contratistas prestadores de servicios y proveedores representan la población sobre la cual se realiza tratamiento de información personal, y ellos se constituyen como los Titulares de los Datos o dueños de la información.
Es así, como el Titular de los Datos, al aceptar la presente Política y autorizar al ICFE para el tratamiento de sus datos personales, permite al ICFE recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir su información personal, todos ellos de forma parcial o total, con la finalidad o propósito de la asignación en arriendo de vivienda fiscal al personal de Oficiales, Suboficiales y Civiles del Ejército, con eficiencia y calidad, contribuyendo a mejorar su bienestar personal y familiar.
De igual manera, la información sobre usuarios, proveedores y empleados, actuales o pasados, se guarda, en los términos que exige la retención documental acorde a la Ley 594 del año 2000, con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial, para fines de estudios estadísticos y de caracterización de usuarios, para estratificación, ubicación geográfica y /o verificar las condiciones personales, profesionales y del entorno familiar y social en el caso de funcionarios y exfuncionarios.
DERECHO DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al ICFE o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al ICFE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el ICFE o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el ICFE o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES
En el manejo del tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes, se asegurará de manera primordial el respeto a los derechos prevalentes de este grupo poblacional.
Para el ICFE es de carácter restrictivo el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de estricta naturaleza pública y que tengan que ver con el objeto propio del Instituto. Es por ello que el ICFE en cumplimiento del deber del Estado, de proveer información y generar la sensibilización a los padres, como representantes legales de los menores, o a sus tutores en caso de faltar los primeros, sobre el uso seguro por parte de los niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información, según lo indicado en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, establece que cuando en casos particulares actué como encargado de tatar datos públicos de niños, niñas y adolescentes, será de obligatorio cumplimiento gestionar la correspondiente autorización al representante legal del menor, el cual garantizará que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
- Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El ICFE propende por el adecuado uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, y procura medios para evitar el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.
Para este fin, cuenta con niveles de acceso lógico a los sistemas de información, y controles de seguridad física a las áreas de almacenamiento y procesamiento, para llevar trazabilidad del ingreso a dichas áreas, como control de riesgos de seguridad.
Además, ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” con reglas de acceso a la red interna para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El Instituto de Casas Fiscales del Ejercito ICFE se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. En el evento de modificaciones, estas nuevas versiones del documento serán publicadas y anunciadas por los medios de comunicación del ICFE como su sitio WEB y/o carteleras dispuestas en sus sitios de atención al usuario.
El uso continuo de los servicios del ICFE o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de los nuevos lineamientos constituye aceptación de la misma.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Entidad: Instituto de Casas Fiscales del Ejercito ICFE
Dependencia: Subdirección Administrativa y Financiera
Dirección: Carrera 11 No. 104-48 Bogotá D.C., Colombia
Código Postal: 110321
Correo electrónico:
Teléfono: (57)(1)3789650 Ext. 200
MECANISMOS DE ACTUACIÓN DEL TITULAR DEL DATO FRENTE DE LA ENTIDAD
El Titular del Dato o su apoderado, podrán solicitar al Instituto de Casas Fiscales del Ejercito ICFE información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto del Tratamiento, y solicitar Información respecto del uso que se le ha a sus datos personales por parte del ICFE; también podrá solicitar la corrección o actualización de la información y /o que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
• Identificación del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección del titular
• Documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que el ICFE, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
VIGENCIA
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal del ICFE estarán vigentes a partir del día veintiséis (26) de diciembre de 2018, bajo la resolución interna Número 219. El ICFE se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por el ICFE se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal del ICFE o una obligación contenida en un contrato entre el ICFE y el Titular.
Anexo 1 – Autorización Tratamiento de Datos Personales
